На рынке уже есть онлайн-площадки для подбора перевозчиков, автоматизация складских операций, использование роботов и беспилотников. Вслед за отраслью в цифру уходит документооборот. Разбираемся, как это работает и как сэкономить на такой трансформации.

С 2024 года компании будут обязаны применять электронные перевозочные документы (ЭПД), включая электронную транспортную накладную (ЭТрН). Регулирует этот процесс Постановление Правительства от 21.12.2020 № 2200.

Цель перехода на ЭПД — усиление прозрачности отрасли. Участники перевозки отправляют документы через государственную информационную систему электронных перевозочных документов, или ГИС ЭПД, которую контролирует Минтранс. Все данные сохраняются в этой системе, и доступны как для компаний, так и для госорганов. Процедуры описаны в Постановлении Правительства от 21.05.2022 № 931.

В 2023 году ФНС России выпустила ряд приказов, которые регулируют вопросы электронной документации и устанавливают правила и формы для электронного договора фрахтования, путевого листа, заказа и заявки в XML-формате.

Приказы Федеральной налоговой службы

Об утверждении формата электронного заказа и заявки
Об утверждении формата электронного договора фрахтования
Об утверждении формата электронного путевого листа

По информации Минтранса, стоимость одного бумажного документа для перевозчика — около 100 рублей. Электронный документ стоит примерно 5 рублей. Экономия значительная. При переходе на электронные документы у перевозчика появляются три категории расходов.

Группа 1: здесь и сейчас. В этой группе — единовременные затраты. Это приобретение необходимого программного обеспечения и его интеграция в информационную систему компании. Объемы расходов различаются в зависимости от масштаба деятельности компании, используемого ПО и выбранного оператора ИС ЭПД. Вилка затрат — 50–500 тысяч рублей. Верхняя планка — для компаний, которые разрабатывают собственное решение или глубоко адаптируют под себя существующее.

Дешевле обойдется применение готовых решений вроде 1С-ЭПД, которое работает во всех популярных конфигурациях 1С.

Компания «Контур-Диадок» предлагает сразу несколько вариантов. Например, веб-сервис — это интерфейс сервиса без оплаты за право использования. Он дает возможность оформить ЭТрН в браузере смартфона, планшета или компьютера, отслеживать статус документа в режиме реального времени и формировать транспортные накладные для печати со штампом оператора. Такой формат подойдет небольшим транспортным компаниям, у которых немного перевозок.

Также возможен вариант использования отдельного модуля 1С для работы с документами по перевозке. Модуль настраивается под любую конфигурацию и может работать в автоматическом режиме без участия сотрудника компании. При этом можно отслеживать статус ЭТрН. Стоимость модуля для любых конфигураций 1С на 1 год составляет 15,7 тысячи рублей.

Или можно работать с использованием интеграции по API, формировать ЭТрН на основе данных из учетной системы, здесь подписывать и отправлять документы. Стоимость API-лицензии на 1 год — 18 тысяч рублей.

Для крупных компаний пойдет вариант работы через коннекторы, что позволяет автоматически отправлять документы контрагентам, массово подписывать транспортные накладные и конвертировать ЭТрН в формат, установленный ФНС. В этом случае стоимость ПО рассчитывается индивидуально.

К этой же группе относятся расходы по обучению персонала работе с новым ПО. Они могут возникать, если компания переходит на новое для себя IT-решение. Некоторые операторы проводят такое обучение бесплатно для своих клиентов.

Группа 2: постоянные расходы. Эта группа затрат включает оплату услуг оператора ИС ЭПД и тарифа с мобильным интернетом у провайдера сотовой связи для сотрудников, в том числе водителей.

Например, стоимость одного документа в сервисе «Логистика» от «Контур.Диадок» — 4–6,5 рубля в зависимости от объема пакета. Если выбрать минимальный пакет, в который входит 1 тысяча документов, стоимость в месяц составит 5 тысяч рублей, или 6,5 рубля за документ. В пакете на 50 тысяч документов каждый обойдется в 5,8 рубля, а в максимальном на 100 тысяч документов — в 4 рубля.

Учитывая, что одну перевозку сопровождает минимум три документа, а в месяц каждый легкий коммерческий автомобиль может совершить 30–60 и более поездок, например при внутригородской доставке, автопарку на 100 автомобилей может понадобится от 9 тысяч документов.

Оператор ЭДО «Калуга Астрал» предлагает постоплатный тариф 1С-ЭДО. Стоимость определяется в зависимости от количества отправленных комплектов документов за месяц. Так, если их число не превышает 1 тысячи, цена за каждый составит 10 рублей, до 2,5 тысячи в месяц — 9 рублей, до 5 тысяч — 8 рублей. При отправке более 20 тысяч комплектов ЭПД — 5 рублей.

Что касается мобильных операторов, стоимость тарифов с мобильным интернетом у «большой тройки» начинается от 500 рублей в месяц.

Группа 3: регулярные расходы. Они возникают не каждый месяц, но достаточно регулярно. Например, на приобретение и ремонт устройств для обмена документами — планшетов или смартфонов. Время от времени их придется обновлять или чинить.

Можно купить недорогие смартфоны. Цена мобильного телефона без уценки на маркетплейсах начинается примерно от 3 тысяч рублей.

80–100 перевозок (автомобилей) может вести один сотрудник при переходе на электронные документы,

30 перевозок — при использовании бумажных документов.

Время и трудозатраты можно сэкономить за счет сокращения коммуникаций с контрагентами.

Помимо перечисленных, у электронного документооборота есть и еще одно важное преимущество: экономия времени, необходимого на обмен документами.

Если перевозочные документы печатаются на бумаге, на их пересылку туда-обратно может уходить несколько недель. Но без документов с подписями всех участников транспортная компания не может выставить счет на оплату своих услуг заказчику. В итоге задержка платежа может составлять более месяца. Транспортные компании, перешедшие на электронные перевозочные документы, получают деньги за услуги на 20 дней быстрее, чем компании, работающие на бумаге.

Внедрение электронных перевозочных документов (ЭПД) требует дополнительных расходов. Начальные затраты высоки, экономический эффект — не мгновенный. Ошибки и накладки в начале работы — типичное явление. Может быть, поэтому транспортные компании замедляют переход на электронные перевозочные документы.

При введении обязательного использования электронных перевозочных документов компаниям придется адаптироваться. Поэтому лучше начать подготовку к работе с этой системой уже сейчас.

Другие новости, полезные кейсы и разборы для перевозчиков на коммерческом транспорте и в городской логистике — в нашем Telegram-канале «Тонкости перевозок».