Систематизация как новый вектор развития логистики

Систематизация как новый вектор развития логистики
Систематизация как новый вектор развития логистики

Систематизация как новый вектор развития логистики.

Как вы думаете, что может быть общего между системой в отделе продаж и боксом? Стратегия и дисциплина? Или наличие победителя и проигравшего? Может быть, правила, которые нельзя нарушать? Иван Тюрин, эксперт по управлению продажами, спикер, бизнес-тренер, бизнес-консультант, отмечает – и там, и там есть необходимый результат, получаемый путём взаимодействия различных элементов по строго установленным критериям и сценариям.


Прежде чем говорить о том, как и чем может помочь систематизация в бизнесе, выделим текущие и типичные для логистических компаний проблемы:

  • Нет понимания, как проверять и контролировать работу сотрудников;
  • Нет разделения денег: новые и действующие клиенты, плановые и фактические поступления;
  • Сотрудники не привязаны к выгоде бизнеса (отправка в аванс, з/п по плану (не факту), не прописаны вычеты за потери компании, нет планов по деньгам и привязки мотивации к ним, мотивация не привязана к качеству);
  • Огромные временные затраты на вывод нового сотрудника в должность;
  • Периодические сложности в подборе качественных сотрудников из-за отсутствия системы найма;
  • Регулярные нарушения стандартов работы из-за отсутствия системы контроля нарушений.

В первую очередь, система нужна для оптимизации. Хаос порождает низкую эффективность, упорядоченные бизнес-процессы – высокую. Также система позволяет масштабировать бизнес – нанимать сотрудников, открывать новые филиалы и получать большую прибыль. Именно прибыль в конечном счете, является главной целью существования системы и коммерческой организации.


Система контроля показателей, которую можно внедрить за 1 день


Эксперт советует не медлить с её запуском и не откладывать на очередной понедельник. Система контроля показателей – это утвержденный список ключевых показателей отдела продаж и планы по ним. То есть, логистическая компания раскладывается на метрики и по каждой из них определяется объём запланированных показателей.


Существует 3 типа показателей:

  • Финансовые – деньги (выручка, прибыль, продажи дополнительных услуг и т.д.);
  • Качественные – конверсия, средний чек, среднее количество позиций в чеке и т.д.;
  • Количественные – объем за период (звонки, ЛПР, встречи, КП, договоры и т.д.).

По этим показателям и следует определять дальнейшие планы: по новым клиентам, по количеству звонков, встреч, заключенных договоров, планы по увеличению автопарка и т.д.

Однако определить и просчитать планируемые показатели может оказаться недостаточным. Нужно понимать, какая отчетность и за какой период времени нужна именно вашей логистической компании:


  1. Стратегические (дашборды).
    • Данные по фильтрам: период, товар, менеджер и др.
    • Например, CRM, Power BI, Data Studio и др.
  2. Операционные (таблица + СМС)
    • Пульс компании, срок актуальности 24 часа.
    • Структура операционного отчета: ФАКТ ДНЯ / ФАКТ НАКОПЛЕННЫМ ИТОГОМ / ПРОГНОЗ (% ВЫПОЛНЕНИЯ).


Каждый столбец (финансы, звонки, встречи, КП, сделки) – определенный ключевой показатель. Им может быть что угодно: те же новые клиенты, количество отправленных грузов, запросов. Задача сотрудников в этой таблице состоит в заполнении результата сегодняшнего дня (столбец с датами) и анализе динамики показателей. Выполненный план по каждому показателю сегодня предоставит возможность выполнить план по компании в целом.


Плюсы подобной отчетности для исполнителя:

  • формируется психология ответственности;
  • менеджер концентрируется на цели;
  • синхронизируется по З/П;

Плюсы для руководителя:

  • все видно вечером – есть план на завтра;
  • видно, какие направления в приоритете;
  • руководитель оперативно мониторит результаты деятельности каждого сотрудника;

Система планирования выручки по действующим клиентам в логистическом бизнесе.

План по действующим клиентам ограничен клиентской базой. В логистической компании работа с клиентами выглядит следующим образом:

  1. Список всех действующих клиентов – анализ «ABC – XYZ». АВС – это категория по выручке: А – приносят больше всего денег, С – меньше всего; XYZ – категория по частоте: Х – часто, Z – редко. Такой анализ предназначен для наблюдения за динамикой. Задача – перевести каждого клиента в категорию АХ.
  2. После категоризации клиентов составляется план по каждому клиенту: выделяются 3 фактора – сезонность, история (как часто покупает, заказывает и т.д.) и потенциал клиента. Коэффициент сезонности считается путём деления среднемесячной выручки по клиенту/компании на количество месяцев в году. Получившееся среднемесячное значение сравнивается с фактическим значением;
  3. Один раз в месяц руководитель ОП защищает планы по клиентам перед директором (владельцем);


Система мотивации с учетом различия новых и действующих клиентов.

Основной задачей внедрения системы мотивации является привязка целей компании к целям сотрудника. По мнению И. Тюрина, система мотивации должна состоять из 4-х компонентов:

  • Фиксированный – оклад;
  • Ведро – дисциплинарный бонус за отсутствие нарушений;
  • KPI – в случае выполнения сотрудник получает вознаграждение за промежуточный результат – мягкий оклад;
  • Бонус от продаж – премия за выполнение плана продаж;


При реализации системы мотивации важно прописать так называемые грейды (Grade - «зарплатный уровень»). Они представляют собой усовершенствованную модель тарифной сетки, для функционирования которой в компании необходимо иметь четкую иерархическую структуру. В любой компании можно выделить минимум 3 грейда:

  1. Стажер – начальный уровень;
  2. Менеджер/диспетчер/бухгалтер – сотрудник среднего уровня;
  3. Эксперт – высококвалифицированный сотрудник;

Помимо функции мотивации в повышении з/п, грейды выполняют роль визуализации у кандидатов долгосрочной перспективы нахождения в компании. По словам И. Тюрина, в компаниях, где есть грейды, средний срок пребывания сотрудника дольше.


Автоматическая система обучения и адаптации


Целью данной системы является выстраивание механики подачи материала для эффективного ввода в должность сотрудника с минимальным личным участием и контролем руководителя. Наиболее действенным способом является создание онлайн-курсов для новеньких.


Первое, с чего стоит начать при подготовке такой системы, - книга продаж (знаний). Она представляет собой универсальную базу материалов с аттестацией. Далее необходимо сформировать план адаптации (дорожную карту) с разбивкой на дни. План адаптации – структурированная база знаний. И. Тюрин советует формировать план адаптации после книги знаний, потому что именно такая последовательность даст понимание необходимого количества времени для освоения материала.



Система найма в логистике с минимальными затратами времени руководителя

Основная задача – создать и внедрить систему рекрутирования подходящих кадров, минимизируя “человеческий фактор” и время руководителя. Воронка найма в современном рекрутинге должна содержать в себе следующую информацию:

  1. Профиль должности - портрет идеального кандидата (ИК);
  2. Вакансия - интересное именно для нашего ИК;
  3. Отбор кандидатов по резюме - ИК или нет;
  4. Блиц-интервью по видео - оценка вживую;
  5. Отбор кандидатов по видео (руководитель) - да или нет;
  6. Собеседование с руководителем - кейсы, вопросы, задания;
  7. Запрос рекомендаций - не менее 3-х положительных;
  8. Адаптация на тестовый период 1–4 недели - проверить практические навыки;
  9. Найм на испытательный срок - частичное оформление, обычно 3 месяца;
  10. Оформление после испытательного срока - окончательное оформление;

Оценка кандидата на степень готовности и соответствия будущей должности происходит после составление портрета идеального кандидата, собеседования и тестирования. По итогам оценки принимается решение.


Система контроля нарушений как замыкающее звено системной компании

Смыслом подобной системы является внедрение механизма сбора обратной связи по коммуникациям с клиентом и работе в компании, чтобы все процессы и стандарты всегда были на необходимом уровне. Контроль не является дополнительной нагрузкой на бизнес, считает эксперт. Наоборот, регулярный мониторинг становится ещё актуальнее. Контроль качества необходимо разделять на два различных процесса:

  • Контроль коммуникации – процент эффективности каждого разговора с клиентом;
  • Контроль дисциплины – количество нарушений и баллов за эти нарушения;

Для начала составляется инструкция последовательности действий процесса осуществления контроля. Затем необходимо найти сотрудника, который будет этим заниматься. Начинать внедрять такую систему нужно как можно раньше: сначала – мелкие процессы, потом постепенно укрупнять подконтрольные области, переходя к более масштабным операциям.


Контроль за нарушениями должен осуществляться по балльной системе: чем жестче нарушение, тем выше балл, сумма которых напрямую влияет на возможные бонусы и надбавки. Например, за опоздание на работу на 15 минут И. Тюрин советует ставить 5 баллов, хранение ненадлежащих документов на рабочем столе/тумбочке/стуле – 10 баллов, несвоевременное выполнение задач от генерального директора – 30 баллов и т.д. Стоимость 1 балла указывается заранее, как и стоимость так называемого «ведра». То есть, если стоимость 1 балла – 100 рублей, а «ведро» – 20 000 рублей, то при возникновении нарушения именно из стоимости ведра будут вычитываться баллы, оставшуюся по окончании сумму сотрудник получит на руки в качестве бонуса.


Таким образом, становится очевидным, что систематизация бизнеса – ключ к оптимизации расходов и времени, к возможностям масштабирования, к порядку и управляемости бизнес-процессов, минимизации участия руководителей и повышению прибыли. Со временем требования клиентов к качеству услуг будут только расти, нужно быть готовым адаптироваться к запросам потребителей, но при этом всегда сохранять контроль над всем, что происходит внутри компании.

Читайте также

Умные решения

Склад под ключ: плюсы, минусы, сложности

карточка
Перевод

Электротранспорт в 2024 году: цепочка поставок, сеть зарядки и рынок аккумуляторных материалов

карточка
Умные решения

Кто на новенького: каким топливом выгодно заменить бензин в коммерческом транспорте

карточка
Повестка

Куда едет логистика: тренды 2024 года

карточка
Перевод

Три тенденции в логистике электронной коммерции, которые меняют розничную торговлю прямо сейчас

карточка
Повестка

В едином потоке: за счет чего растет торговля между Россией и Китаем

карточка
Повестка

Проверки по требованию: что означает для бизнеса риск-ориентированный подход

карточка
Умные решения

Инфографика: Переход на роботизированную логистику склада

карточка
Повестка

Цифровой пропуск: в России стартует эксперимент по бесшовным грузоперевозкам

карточка
Инструкции

Майские путешествия: как подготовить бизнес к наплыву туристов

карточка
Умные решения

Долго или дорого: платные трассы для логистики

карточка
Повестка

Строительство единого транспортного коридора от Санкт-Петербурга до Владивостока.

карточка

Подпишитесь на рассылку Campus

В ней ключевые события, новейшие решения, рекомендации экспертов логистического рынка