Систематизация как новый вектор развития логистики

Как вы думаете, что может быть общего между системой в отделе продаж и боксом? Стратегия и дисциплина? Или наличие победителя и проигравшего? Может быть, правила, которые нельзя нарушать? Иван Тюрин, эксперт по управлению продажами, спикер, бизнес-тренер, бизнес-консультант, отмечает – и там, и там есть необходимый результат, получаемый путём взаимодействия различных элементов по строго установленным критериям и сценариям.

Прежде чем говорить о том, как и чем может помочь систематизация в бизнесе, выделим текущие и типичные для логистических компаний проблемы:

В первую очередь, система нужна для оптимизации. Хаос порождает низкую эффективность, упорядоченные бизнес-процессы – высокую. Также система позволяет масштабировать бизнес – нанимать сотрудников, открывать новые филиалы и получать большую прибыль. Именно прибыль в конечном счете, является главной целью существования системы и коммерческой организации.

Эксперт советует не медлить с её запуском и не откладывать на очередной понедельник. Система контроля показателей – это утвержденный список ключевых показателей отдела продаж и планы по ним. То есть, логистическая компания раскладывается на метрики и по каждой из них определяется объём запланированных показателей.

Существует 3 типа показателей:

По этим показателям и следует определять дальнейшие планы: по новым клиентам, по количеству звонков, встреч, заключенных договоров, планы по увеличению автопарка и т.д.

Однако определить и просчитать планируемые показатели может оказаться недостаточным. Нужно понимать, какая отчетность и за какой период времени нужна именно вашей логистической компании:

Каждый столбец (финансы, звонки, встречи, КП, сделки) – определенный ключевой показатель. Им может быть что угодно: те же новые клиенты, количество отправленных грузов, запросов. Задача сотрудников в этой таблице состоит в заполнении результата сегодняшнего дня (столбец с датами) и анализе динамики показателей. Выполненный план по каждому показателю сегодня предоставит возможность выполнить план по компании в целом.

Плюсы подобной отчетности для исполнителя:

Плюсы для руководителя:

Система планирования выручки по действующим клиентам в логистическом бизнесе.

План по действующим клиентам ограничен клиентской базой. В логистической компании работа с клиентами выглядит следующим образом:

Система мотивации с учетом различия новых и действующих клиентов.

Основной задачей внедрения системы мотивации является привязка целей компании к целям сотрудника. По мнению И. Тюрина, система мотивации должна состоять из 4-х компонентов:

При реализации системы мотивации важно прописать так называемые грейды (Grade - «зарплатный уровень»). Они представляют собой усовершенствованную модель тарифной сетки, для функционирования которой в компании необходимо иметь четкую иерархическую структуру. В любой компании можно выделить минимум 3 грейда:

Помимо функции мотивации в повышении з/п, грейды выполняют роль визуализации у кандидатов долгосрочной перспективы нахождения в компании. По словам И. Тюрина, в компаниях, где есть грейды, средний срок пребывания сотрудника дольше.

Целью данной системы является выстраивание механики подачи материала для эффективного ввода в должность сотрудника с минимальным личным участием и контролем руководителя. Наиболее действенным способом является создание онлайн-курсов для новеньких.

Первое, с чего стоит начать при подготовке такой системы, - книга продаж (знаний). Она представляет собой универсальную базу материалов с аттестацией. Далее необходимо сформировать план адаптации (дорожную карту) с разбивкой на дни. План адаптации – структурированная база знаний. И. Тюрин советует формировать план адаптации после книги знаний, потому что именно такая последовательность даст понимание необходимого количества времени для освоения материала.

Система найма в логистике с минимальными затратами времени руководителя

Основная задача – создать и внедрить систему рекрутирования подходящих кадров, минимизируя “человеческий фактор” и время руководителя. Воронка найма в современном рекрутинге должна содержать в себе следующую информацию:

Оценка кандидата на степень готовности и соответствия будущей должности происходит после составление портрета идеального кандидата, собеседования и тестирования. По итогам оценки принимается решение.

Система контроля нарушений как замыкающее звено системной компании

Смыслом подобной системы является внедрение механизма сбора обратной связи по коммуникациям с клиентом и работе в компании, чтобы все процессы и стандарты всегда были на необходимом уровне. Контроль не является дополнительной нагрузкой на бизнес, считает эксперт. Наоборот, регулярный мониторинг становится ещё актуальнее. Контроль качества необходимо разделять на два различных процесса:

Для начала составляется инструкция последовательности действий процесса осуществления контроля. Затем необходимо найти сотрудника, который будет этим заниматься. Начинать внедрять такую систему нужно как можно раньше: сначала – мелкие процессы, потом постепенно укрупнять подконтрольные области, переходя к более масштабным операциям.

Контроль за нарушениями должен осуществляться по балльной системе: чем жестче нарушение, тем выше балл, сумма которых напрямую влияет на возможные бонусы и надбавки. Например, за опоздание на работу на 15 минут И. Тюрин советует ставить 5 баллов, хранение ненадлежащих документов на рабочем столе/тумбочке/стуле – 10 баллов, несвоевременное выполнение задач от генерального директора – 30 баллов и т.д. Стоимость 1 балла указывается заранее, как и стоимость так называемого «ведра». То есть, если стоимость 1 балла – 100 рублей, а «ведро» – 20 000 рублей, то при возникновении нарушения именно из стоимости ведра будут вычитываться баллы, оставшуюся по окончании сумму сотрудник получит на руки в качестве бонуса.

Таким образом, становится очевидным, что систематизация бизнеса – ключ к оптимизации расходов и времени, к возможностям масштабирования, к порядку и управляемости бизнес-процессов, минимизации участия руководителей и повышению прибыли. Со временем требования клиентов к качеству услуг будут только расти, нужно быть готовым адаптироваться к запросам потребителей, но при этом всегда сохранять контроль над всем, что происходит внутри компании.